AI-chatbot en slimme software helpen chape- en isolatiebedrijf bij de werfplanning

Use case

Wie bouwt of verbouwt, weet dat het een huzarenstukje is om aannemers, onderaannemers en vaklui volgens planning te laten werken. Ook voor chape- en isolatiebedrijf Bob Defraeye vormt elke werf een uitdaging. De kmo zoekt zijn oplossing in een AI-chatbot . Werkt die binnenkort ook op jouw werf?

""
Het management van de kmo v.l.n.r.: Hendrik Defraeye, Ann Timmerman en Bob Defraeye. © Foto Bob Defraeye

Wat Hendrik Defraeye, zaakvoerder van het familiale chape- en isolatiebedrijf Bob Defraeye elke dag ervaart, klinkt bekend: "Vooruitzien zit niet in het DNA van de bouw."

"Alles gebeurt op het laatste nippertje. Opmetingen zijn fout, materiaal komt niet toe, mensen zijn er niet… Het zorgt voor veel stress en heeft impact op kwaliteit van de bouw. Onze mensen op de bureau bellen, mailen en versturen berichtjes om het rond te krijgen… Maar deze werkwijze zorgt voor hoge druk en is minder rendabel."

Bob Defraeye is met tien chape- en acht isolatiewagens dagelijks op de baan in West- en Oost-Vlaanderen. Jaarlijks groeit het bedrijf met 5 tot 6%. Maar de grote moeilijkheid?

De 18 teams van Hendrik en Bob, zijn vader en oprichter van het bedrijf, komen tussen de andere vaklui. Ze staan zo goed als elke dag op een andere werf. Door verschillende factoren, zoals toeleveranciers, de weersomstandigheden en andere spelers in de bouw verandert hun planning tot drie keer per dag.

"Vroeger duurde een bouw van voorbereiding tot oplevering gemakkelijk twee jaar. Vandaag mag dat nog maar één jaar zijn. Planning wordt steeds belangrijker", ziet ook Kurt Vanhaesebrouck, IT-consultant en zaakvoerder van UPrince. "Mijn motto? Werk slimmer, niet harder. Dat is zeker te realiseren in de bouwsector."

""
Vroeger duurde een bouw van voorbereiding tot oplevering gemakkelijk twee jaar. Vandaag mag dat nog maar één jaar zijn. Planning en informatie delen worden steeds belangrijker.
Kurt Vanhaesebrouck, IT-consultant en zaakvoerder van UPrince

Chatbot verzamelt alle nodige gegevens

UPrince en Bob Defraeye hebben de afgelopen maanden een Proof of Concept uitgewerkt van een chatbot met achterliggende AI-algoritmes, centrale database en cloudoplossingen. Alles werd uitgewerkt met software die al bestaat en draait op alle mogelijke devices.

Hun eerste doel? Ervoor zorgen dat de eigen teams vooraf alle nodige informatie verzamelen zodat er beter gepland wordt. "De grote uitdaging is om de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon te krijgen", weet Kurt.

De chatbot in Teams faciliteert dit op een heel eenvoudige manier. Via een conversatie vraagt deze naar de naam van de werf, de gemeente, de staat van de werf, de deurdorpels en deurhoogtes, enzovoort. Aan het einde van het virtuele gesprek heeft de opmeter alle informatie verzameld, inclusief foto’s van bijvoorbeeld de deurgaten. Meteen is deze informatie digitaal beschikbaar voor elke partij, wordt ze opgeslagen en gebruikt om volgende slimme toepassingen te ontwikkelen. Zo kunnen binnenkort ook onderaannemers slimmer aangestuurd worden.

""
“Als ik vandaag een nieuwe chapewagen bestel, wordt die pas volgend jaar geleverd. Ik moet dus kunnen voorzien of ik volgend jaar extra werk en mensen zal hebben voor die wagen", zegt zaakvoerder Hendrik. © Foto Bob Defraeye

Met steun van VLAIO

Het AI-verhaal van bouwbedrijf Bob Defraeye wordt ondersteund door VLAIO. De kmo vroeg en kreeg een kmo-groeisubsidie van 50.000 euro voor zijn digitale transformatie. 

"Deze subsidie verlicht de kost van het advies van de IT-dienstverlener en helpt bij het aanwerven van onze eerste digitale manager", zegt Hendrik Defraeye. "Want als het project is opgeleverd, willen we zelf verder kunnen. Onze digitale manager zal meehelpen bij de finale ontwikkeling van de tool en zal nadien instaan voor de begeleiding van de werknemers bij het gebruik ervan. Hij of zij wordt op lange termijn verantwoordelijk voor de groei van het systeem en de verdere digitale transformatie."

VLAIO-dossierbeheerder Cato Bequé is alvast enthousiast: "Met het digitaliseringsproject zal de jongste generatie in dit familiebedrijf zich onderscheiden en brengt het revolutionaire inzichten als oplossing voor een veelvoorkomend probleem. Omdat het project geen ver-van-mijn-bed-show is én het een verbetering kan zijn voor de hele bouwsector, is dit project bijzonder interessant."

Vraag ook je kmo-groeisubsidie aan

Papieren geschiedenis traint het systeem

Vandaag werken Defraeye en zijn IT-dienstverlener aan een minimum werkbaar product en beginnen ze het AI-systeem te trainen met actuele en historische data.

"Ik heb alle informatie en plannen van duizenden werven uit het verleden in kaften bij ons op het bureau", zegt Hendrik. "Dat deze op papier staan, hoeft geen probleem te zijn. We digitaliseren ze. In een latere fase trainen we het algoritme ook met andere documenten zoals mails."

""
De kmo-groeisubsidie van VLAIO verlicht de kost van het advies van de IT-dienstverlener en helpt bij het aanwerven van onze eerste digitale manager.
Hendrik Defraeye, zaakvoerder van Bob Defraeye

Ruimte voor bedrijfsgroei 

Hendrik hoopt dat de nieuwe tools rust creëren. Van hieruit komt ook ruimte vrij voor groei. 

Hendrik: "Als ik vandaag een nieuwe chapewagen bestel, wordt die pas volgend jaar geleverd. Ik moet dus kunnen voorzien of ik volgend jaar extra werk en mensen zal hebben voor die wagen. Tegelijkertijd is het moeilijk om mensen te vinden. Via de digitale transformatie worden ook deze twee uitdagingen aangepakt."
 
Kurt vult aan: "Je kan wel nieuwe mensen opleiden, maar in deze volatiele markt moet je ook bekijken hoeveel je er in mag investeren volgens wat je zal terugverdienen voordat hij of zij weer naar een ander bedrijf verhuist. Dit AI-systeem maakt het makkelijker om mensen zonder bouwvaardigheden in te zetten. Ze draaien toch snel en efficiënt mee omdat we het buikgevoel van Bob en Hendrik naar de digitale tools hebben vertaald."

TwitterLinkedIn

Hoe ondersteunt het Vlaams Beleidsplan AI jouw onderneming?

Vlaanderen investeert via het Beleidsplan Artificiële Intelligentie fors in onderzoek, praktische toepassingen en omkadering op het vlak van opleiding, bewustmaking en ethische vragen. Hoe ondersteunt het plan jouw onderneming?